Werken met Excel

Excel-bestand omzetten naar een Clieop-bestand

Met Clieopatra zet u eenvoudig Excel-bestanden om naar Clieop03-bestanden. Hier wordt nu uitgegaan van het gebruik van MS Excel, maar dit is ook met andere applicaties te gebruiken.

Nu zal er stap voor stap worden uitgelegd hoe u een Excel-bestand kunt omzetten naar een Clieop-bestand.

Excel-bestanden omzetten naar de Clieop03-indeling

Wij hebben een voorbeeld voor u samengesteld waarin u leert hoe eenvoudig u de gegevens uit een Excel-werkblad verwerkt naar een Clieop03-indeling.

Ons voorbeeldwerkblad bevat namen, bedragen, rekeningnummers en een omschrijving. Voor het importeren van een Excel-bestand in Clieopatra is het belangrijk te weten welke kolom welke gegevens bevat, hoe het bedrag is opgebouwd en op wat voor manier het bestand is opgeslagen. In dit geval wordt het bestand opgeslagen als een “Tekstbestand” met de tab als scheidingsteken, maar een “CSV-bestand” (met puntkomma of komma als scheidingsteken) is ook te gebruiken. (Let op: het gebruikte scheidingsteken mag niet gelijk zijn aan het decimaalteken).

Start vervolgens Clieopatra en open een “Nieuw Bestand”. Kies uit het “Bestand”-menu de optie “Import”, “Tekst (CSV)”.

Het “Tekst Import”-venster van Clieopatra verschijnt. U stelt “Tab” in als scheidingsteken, de komma als decimaalteken. Vervolgens geeft u aan welke kolom welke gegevens bevat. In de meeste spreadsheets zijn kolommen aangeduid met een letter, maar in Clieopatra heeft een kolom een nummer. De “A” vertegenwoordigt in de spreadsheet de eerste kolom, en betekent in Clieopatra kolom “1″. Zo stelt u het kolomnummer vast: A = 1, B = 2, C = 3, enzovoorts.

Na het importprofiel samengesteld te hebben, drukt u op “OK”. U kiest het te importeren bestand (in dit voorbeeld “Book1.txt”) en Clieopatra importeert vervolgens de gegevens uit het bestand. Deze import-instellingen worden automatisch bewaard onder de profielnaam die u gekozen heeft zodat u deze de volgende keer niet hoeft in te stellen. U kunt verschillende importprofielen aanmaken, bijvoorbeeld wanneer u gegevens moet importeren uit meerdere programma’s met ieder hun eigen opmaak.

Clieopatra importeert alle regels in het bestand, dus in dit geval ook de kopregel van het spreadsheet met de kolom-omschrijving. Deze regel haalt u weg met Clieopatra. In het bestand is geen muntsoort opgegeven, dus gebruikt u de optie “Batch Uniformeren” optie uit het “Actie”-menu.

Vink “Alle bedragen” aan kies de gewenste muntsoort (standaard “EUR”) voor het bestand. Na controle op tekens en bedragen is het bestand te exporteren naar een Clieop03-bestand, zowel als incasso- als betalingsbatch.

Nu u eenmaal een keer het importprofiel gemaakt heeft ingesteld, gaat het verwerken van uw toekomstige spreadsheets razendsnel:

1. In Excel: Bestand opslaan als “Tab-gescheiden” (of csv)
2. In Clieopatra: Nieuw Bestand, Import Tekst, kies profiel, bestand en Batch uniformeren.
3. Daarna een controle en u exporteert het als Clieop03-bestand.